Мы используем файлы cookie и метрические системы для сбора и анализа информации о производительности и использовании сайта, а также для улучшения предоставления информации. Нажимая «Принять» или продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь на обработку файлов cookie и данных метрических систем. Подробнее
Редакция Kontakt Intersearch
11 / 08 / 2025
Время чтения статьи: 12 минут
Оптимизация бизнес-процессов: ключевые инструменты
От того, насколько грамотно выстроены процессы внутри бизнеса, зависит конкурентоспособность компании. В этой статье расскажем про оптимизацию бизнес-процессов, ее принципы и рабочие инструменты.
Что такое оптимизация?
Каждый бизнес-процесс связан с предыдущим, и успех всего дела зависит от качества этой связи. Чтобы команда работала слаженно, а компания не теряла деньги из-за ошибок, процессы нужно регулярно улучшать.
Оптимизация бизнес-процессов в организации — это системная работа по улучшению существующих или внедрению новых операций и алгоритмов. Простыми словами — это поиск лучших решений для организации работы.
Ее главная задача — убрать лишние шаги и исправить слабые места, чтобы бизнес достигал своих целей быстрее и проще. При этом также важно не создавать новых сложностей для сотрудников и не терять доверие команды при внедрении новшеств.
Это и называется оптимизацией бизнес-процессов.
Оптимизация бизнес-процессов в организации — это системная работа по улучшению существующих или внедрению новых операций и алгоритмов. Простыми словами — это поиск лучших решений для организации работы.
Ее главная задача — убрать лишние шаги и исправить слабые места, чтобы бизнес достигал своих целей быстрее и проще. При этом также важно не создавать новых сложностей для сотрудников и не терять доверие команды при внедрении новшеств.
ФОТО: Архив Kontakt InterSearch
Зачем нужна оптимизация?
Применяя разные инструменты и методы, организация может достигать повышения качества результатов и усиления позиций на рынке. Оптимизация бизнес-процесса помогает добиться максимальной эффективности, снизить затраты, ускорить получение результата и повысить управляемость.
Задачи различаются в зависимости от типа, сферы деятельности, размера компании и ее стратегических задач.
Основные задачи оптимизации:
Задачи различаются в зависимости от типа, сферы деятельности, размера компании и ее стратегических задач.
Основные задачи оптимизации:
- Повышение производительности — получение большего результата с теми же ресурсами или затратами.
- Снижение затрат — уменьшение расходов для освобождения средств на развитие.
- Ускорение рабочих процессов — сокращение времени выполнения задач и ускорение вывода продуктов на рынок.
- Сокращение ошибок и ручного труда — улучшение продуктов и услуг за счет автоматизации и стандартизации.
- Повышение прозрачности и управляемости — предоставление руководству инструментов быстрого выявления и решения проблем.
- Упрощение работы для сотрудников — чтобы они могли быстрее решать задачи.
- Постановка измеримых целей — чтобы после оптимизации бизнес-процессов можно было оценить достигнутые результаты.
Сомневаетесь, какой HR-инструмент нужен вашему бизнесу?
Мы поможем подобрать эффективное решение для оптимизации бизнес-процессов.
Когда нужна оптимизация?
Понять, что оптимизация необходима, помогают признаки:
- Штат растет, а финансовые и операционные показатели стоят на месте или вовсе падают.
- Снижается качество продуктов или услуг компании.
- Зоны ответственности между сотрудниками размыты. Нет четкого понимания, кто и за что отвечает.
- Нет понятной и регулярной системы контроля работы.
- Сотрудники не понимают задачи — формулировки размыты, результаты неочевидны.
- Нет взаимодействия между сотрудниками. Если подразделения все же контактируют, возникает путаница и хаос.
- Решения принимаются медленно, на согласования уходит много времени.
- Задачи дублируются: между сотрудниками или даже целыми подразделениями.
- Значительная часть рабочего времени уходит на рутинные операции. Не остается времени на инновации, креатив.
- Сотрудники начинают конфликтовать, повышается градус отношений в коллективе. Команда не доверяет словам руководства.
Сочетание хотя бы нескольких признаков требует немедленного анализа ситуации и разработки плана действий.
Принципы эффективной оптимизации
Оптимизация бизнес-процессов строится на понятных правилах. Они помогают навести порядок, снизить риски и быстрее увидеть результат.
Локализация проблем
Описывайте, как сейчас выполняются задачи, с помощью схем или простых таблиц. Так вы детализировано увидите лишние шаги и дополнительные вложения.
Движение от общего к частному
Смотрите на работу всей компании, потом — переходите на отдельные бизнес-процессы. Это помогает найти отдельные ошибки и причины их появления.
Внедрение изменений поэтапно
Менять все сразу — рискованно. Лучше двигаться постепенно, меняя процессы шаг за шагом. Это поможет удержать стабильные участки и не создать новых проблем.
Целевое воздействие
Каждое нововведение должно быть целесообразным для компании и помогать в достижении ее целей. Нет смысла менять то, что не влияет на важные направления работы.
Ничего лишнего
Уберите дублирующие задачи и разделите обязанности между сотрудниками. Иногда это может быть трудно для коллектива, но так компания освобождает ресурсы для развития.
Локализация проблем
Описывайте, как сейчас выполняются задачи, с помощью схем или простых таблиц. Так вы детализировано увидите лишние шаги и дополнительные вложения.
Движение от общего к частному
Смотрите на работу всей компании, потом — переходите на отдельные бизнес-процессы. Это помогает найти отдельные ошибки и причины их появления.
Внедрение изменений поэтапно
Менять все сразу — рискованно. Лучше двигаться постепенно, меняя процессы шаг за шагом. Это поможет удержать стабильные участки и не создать новых проблем.
Целевое воздействие
Каждое нововведение должно быть целесообразным для компании и помогать в достижении ее целей. Нет смысла менять то, что не влияет на важные направления работы.
Ничего лишнего
Уберите дублирующие задачи и разделите обязанности между сотрудниками. Иногда это может быть трудно для коллектива, но так компания освобождает ресурсы для развития.
ФОТО: Архив Kontakt InterSearch
Методы оптимизации бизнес-процессов
Методология строится на комплексном анализе процессов, выявлении зон роста и поиска механизмов улучшения. Подходы и инструменты для этого зависят от целей компании, ее особенностей и уровня развития процессов.
Популярные методы оптимизации
Метод | Описание | Когда нужен? |
Инжиниринг | Комплексный анализ существующих процессов, консультационная поддержка, внедрение инновационных технологий | Применяется для модернизации отдельных этапов, когда требуется повышение эффективности без необходимости полной перестройки системы |
Реинжиниринг | Пересмотр структуры бизнес-процессов, радикальное изменение принципов работы | Применяется в кризисных ситуациях или при утрате управляемости, когда необходимо кардинально изменить подход к оптимизации процессов |
Методики постоянного совершенствования (Kaizen, Lean) | Непрерывное внедрение небольших улучшений, активное вовлечение всех сотрудников в процесс улучшений | Считается эффективным методом оптимизации для компаний, работающих в динамичном рынке с высокой конкуренцией, где важна быстрая адаптация и постоянное развитие |
Total Quality Management (TQM) | Ориентация на максимальное качество продукции и услуг, разработка уникальных решений для улучшения процессов | Применяется в технологичных и инновационных отраслях, где требуется высокое качество и постоянное улучшение продукции |
Автоматизация и цифровизация | Внедрение информационных технологий (CRM, ERP, BPM-системы) для автоматизации рутинных операций и повышения эффективности управления | Эффективно используется в компаниях с большим количеством повторяющихся задач и рутинных операций, где цифровизация может существенно улучшить результаты |
Универсального метода оптимизации не существует. Например, малому бизнесу достаточно внедрить элементы методологии Kaizen. Средним и крупным компаниям — реинжиниринг и построение новых механизмов «с нуля».
Инструменты оптимизации бизнес-процессов
Может ошибочно показаться, что методы и инструменты оптимизации — это одно и то же.
Инструменты оптимизации — это конкретные техники для реализации выбранного метода. На выбор инструментов влияют жизненный цикл, цели, масштабы и структура организации.
Основные инструменты анализа и оптимизации бизнес-процессов:
Методы — «как» мы работаем
Инструменты — «чем» мы работаем
Инструменты оптимизации — это конкретные техники для реализации выбранного метода. На выбор инструментов влияют жизненный цикл, цели, масштабы и структура организации.
Основные инструменты анализа и оптимизации бизнес-процессов:
- BPMS (Business Process Management System) — программное обеспечение для моделирования, автоматизации и контроля (например, Comindware, 1С:ERP, Bitrix24).
- CRM-системы — автоматизация взаимодействия с клиентами и управление взаимоотношениями с ними.
- Системы учета (WMS, MES, бухгалтерские платформы) — для отслеживания и анализа финансовых и материальных потоков.
- Стандартизированные схемы (BPMN, EPC-диаграммы, Kanban-доски, Gantt Chart) — для визуализации и анализа процессов.
- Табличные инструменты (например, Microsoft Excel) — для построения маршрутных и процессных карт, анализа данных.
- ERP-системы (Enterprise Resource Planning) — для интеграции и управления всеми ресурсами и процессами предприятия (например, SAP ERP, Oracle ERP).
- Инструменты анализа данных и аналитики (BI-системы, например, Tableau, Power BI) — для сбора, анализа и визуализации данных, поддержки принятия решений.
- Low-code и no-code платформы — для быстрой разработки и автоматизации приложений и процессов без глубокого знания программирования (например, Appian, Zapier).
- Системы командной работы (например, Slack, Microsoft Teams) — для упрощения коммуникации между отделами и отдельными сотрудниками.
- Сервисы для управления проектами (например, Trello, Asana, Jira) — для планирования задач и управления прогрессом.
Хотите оптимизировать бизнес-процессы?
Эксперты Kontakt InterSearch предложат проверенные стратегии для повышения эффективности.
Пошаговое руководство к оптимизации
Оптимизация бизнес-процессов требует четкости и последовательности действий в зависимости от выбранной методики.
Шаг 1. Анализ текущего состояния
На первом этапе оцените, как работают текущие процессы в организации перед оптимизацией. Для полноты используйте разные методы анализа.
Вы сможете выявить слабые места, которые требуют изменений.
Шаг 2. Исключение пустой работы
Выявите и устраните повторяющиеся, лишние и неэффективные операции.
Шаг 3. Проектирование новых процессов
Продумайте и опишите, как должны выглядеть процессы.
Шаг 4. Внедрение изменений
Организуйте обучение команды и начните оптимизацию: проведите тестовый запуск новых инструментов.
Дайте сотрудникам время освоиться с новыми схемами и адаптироваться к изменениям.
Шаг 5. Проверка и корректировка
Оцените результаты изменений и определите, достигнуты ли цели.
При положительном результате используйте новые схемы и дальше. Если нет — продолжайте поиски.
Шаг 1. Анализ текущего состояния
На первом этапе оцените, как работают текущие процессы в организации перед оптимизацией. Для полноты используйте разные методы анализа.
- Изучите ключевые показатели эффективности (KPI).
- Пообщайтесь с сотрудниками, соберите предложения. Общение с сотрудниками служит эффективным методом анализа при выявлении внутренних проблем.
- Проанализируйте затрачиваемые ресурсы.
Вы сможете выявить слабые места, которые требуют изменений.
Шаг 2. Исключение пустой работы
Выявите и устраните повторяющиеся, лишние и неэффективные операции.
- Проанализируйте каждый шаг и определите, какие операции не добавляют ценности продукту или услуге.
- Зафиксируйте, какие операции можно убрать или упростить.
Шаг 3. Проектирование новых процессов
Продумайте и опишите, как должны выглядеть процессы.
- Смоделируйте новые схемы работы с учетом зон роста.
- Определите необходимые ресурсы и инструменты.
- Подготовьте план со сроками, ответственными лицами и бюджетом.
Шаг 4. Внедрение изменений
Организуйте обучение команды и начните оптимизацию: проведите тестовый запуск новых инструментов.
- Проведите обучение сотрудников новым схемам работы и инструментам.
- Организуйте тестовый запуск на ограниченном участке или в одном отделе.
- Соберите обратную связь от сотрудников и проанализируйте результаты тестового запуска.
Дайте сотрудникам время освоиться с новыми схемами и адаптироваться к изменениям.
Шаг 5. Проверка и корректировка
Оцените результаты изменений и определите, достигнуты ли цели.
- Сравните KPI до оптимизации и после нее.
- Соберите обратную связь от команды.
- Внесите корректировки в новые схемы работы.
При положительном результате используйте новые схемы и дальше. Если нет — продолжайте поиски.
ФОТО: Архив Kontakt InterSearch
Основные ошибки
При неверном фокусе компания будет направлять усилия на исправление незначительных ошибок, а не на улучшение ключевых процессов. Помимо этого, могут ухудшаться стабильные, эффективные процессы.
Изменение сразу всех процессов может вызвать «шок системы». Внедрив изменения по всей компании, вы рискуете разрушить уже налаженные алгоритмы.
Не стоит начинать изменения с основных процессов, так как риски ошибок велики. Разбивайте изменения на небольшие этапы — так легче контролировать результаты и вовремя корректировать недочеты. Фиксируйте все этапы решения в документации: это основа для анализа и масштабирования успеха на всю структуру организации.
Решения должны быть логически обоснованы, чтобы результаты можно было оценить и масштабировать. Сравнивайте результаты со старыми по измеримым показателям.
Постоянное вмешательство руководства может вызвать задержки в согласовании решений или даже саботировать оптимизацию. Роль руководства — наблюдатель, но не исполнитель. Это задача ответственных сотрудников.
Решения, которые работают в одной организации, могут быть неэффективны в другой. Адаптируйте практики под вашу компанию.
Постоянно повышайте навыки сотрудников, не экономьте на человеческих ресурсах. Инструмент — половина успеха, другая часть — умение команды использовать его.
Отсутствие четкой коммуникации о новых процессах может демотивировать сотрудников и снизить эффект от изменений. Стройте открытый, прозрачный диалог с командой. Объясняйте цели, логику и преимущества оптимизации бизнес-процессов в организации.
Успех приходит к тем, кто умеет честно выявлять проблемы, прозрачно работать с командой и гибко применять инструменты. Эффект от оптимизации — это рост и устойчивые позиции на рынке.
Полезные подборки, интервью топ-менеджеров, исследования
и дайджесты — в нашем Telegram-канале. Присоединяйтесь!
Оцените статью
#карьерный рост
#индивидуальный план развития
Статью подготовили
Редакция Kontakt Intersearch
Понравилась статья?
Поделиться в соцсетях
Будем рады вашему лайку и репосту — вдруг кому-то тоже пригодится:)
