Как правильно рассчитать KPI для вашего бизнеса: практическое руководство

Ключевые показатели эффективности (KPI, от англ. Key Performance Indicators) — это метрики оценки результативности работы компании, отделов и отдельных сотрудников. KPI позволяют судить о движении компании к ее целям.

Ошибка — считать KPI исключительно инструментом мотивации: любые бонусы за выполнение плана не работают, если нет правильной системы целей. Показатели призваны выстроить осмысленное управление бизнесом.

Определение ключевых показателей эффективности и дальнейшее внедрение системы позволяет решать сразу несколько задач:

1. Объективно оценивать результаты работы на всех уровнях
KPI предоставляют руководству инструмент для точной оценки достижений сотрудников, отделов и всего предприятия. С их помощью можно соотносить результаты с целями и стандартами рынка, выявлять лидеров и сфокусироваться на областях, требующих улучшения. Это формирует справедливую систему премирования и позволяет наглядно видеть вклад каждого участника.

2. Систематизировать бизнес-процессы
Деятельность компании становится более организованной и понятной для всех сотрудников. Каждый понимает, за что он отвечает, и знает свои задачи. Это уменьшает риск хаоса и дублирования функций. Открытая система показателей помогает команде лучше общаться и быстрее находить решения вместе. Благодаря этому в компании формируется единая управленческая культура, где все понимают общие цели и действуют согласованно.

3. Проводить глубокий анализ эффективности 
Метрики помогают вовремя находить проблемные зоны бизнеса. Анализируя отклонения от намеченных целей, руководители могут обоснованно перераспределять ресурсы, запускать новые проекты и поддерживать гибкость компании в меняющихся условиях. Одна из задач KPI — внедрять культуру постоянных улучшений. 

4. Мотивировать сотрудников 
Благодаря ключевым метрикам растет мотивация в команде. Сотрудники видят свой вклад. стремятся расти и развиваться. Кроме того, метрики позволяют концентрировать усилия на главных задачах. Такой подход позволяет минимизировать внутренние конфликты и поддерживать баланс рабочих задач.

Остановимся на самых популярных ключевых показателях эффективности и рассмотрим несколько классификаций.

Для оптимизации процессов важно не просто выбрать метрики, но и грамотно интегрировать их в бизнес-процессы. Пошаговый подход помогает избежать ошибок и сделать систему понятной для всех.

1. Зафиксируйте стратегические цели бизнеса
Определите долгосрочные направления развития компаний — стратегические цели. Это может быть удержание лидерства на рынке, выход на новые рынки, повышение устойчивости, инновации в работе и др.

2. Оцифруйте стратегические цели в бизнес-результаты
Преобразуйте каждую стратегическую цель в бизнес-результаты: рост прибыли, увеличение выручки, снижение издержек, повышение NPS и др.

3. Свяжите цели с ключевыми метриками
Для каждой цели определите показатели эффективности, которые помогут понять, насколько хорошо вы двигаетесь к результату. Важно, чтобы эти показатели были связаны именно с вашей целью и реально показывали, что происходит. Например, если задача — увеличить прибыль, то стоит смотреть на такие показатели, как средний чек, рост маржи, общая выручка, количество новых клиентов, а также насколько эффективно работают продажи. Чем точнее вы подберете эти показатели, тем легче будет отслеживать прогресс и принимать решения.

Не перегружайте систему показателей чрезмерным количеством KPI. Рекомендуется использовать 5–7 для одного подразделения или функции — этого достаточно для оценок без перегрузки лишней информацией. Так сотрудники смогут сосредоточиться на приоритетных направлениях деятельности компании.

4. Назначьте ответственных за каждый показатель
На каждом этапе определите сотрудников, отвечающих за достижение заданных уровней KPI. Так провести оценку эффективности будет гораздо проще.

5. Соберите исторические данные и определите нормы
Анализируйте динамику за предыдущие периоды, чтобы установить реалистичные базовые значения, целевые планки и допустимые отклонения по всем показателям.

6. Проверьте KPI на соответствие SMART
Убедитесь, что все показатели KPI соответствуют критериям: specific (конкретные), measurable (измеримые), attainable (достижимые), relevant (значимые для стратегии), time-bound (ограниченные по времени).

7. Сформируйте матрицу KPI
Создайте таблицу, где будут отражены:

• плановые и фактические показатели,
• ответственный,
• вес (значимость для общей оценки),
• процент выполнения задачи.

Можно дополнить матрицу другими показателями: сроком исполнения, данными прошлых периодов и др.

Матрица помогает наглядно оценить, как идут дела по важным направлениям и что можно улучшить.

Пример матрицы для b2b-консалтинговой компании:

8. Разработайте систему мотивации
Свяжите выполнение или перевыполнение показателей KPI с бонусами, премиями, нематериальными стимулами. Обеспечьте прозрачность механизмов начисления для всех сотрудников.

Например, можно использовать оценку «минимум-норма-цель». Задайте для показателей KPI три ориентира:

• Минимум — это нижний порог, неудовлетворительная оценка.
• Норма — регулярный уровень «по умолчанию».
• Цель — амбициозный результат, ведущий к росту или дополнительной прибыли.

За выполнение нормы полагается стандартная выплата, а за достижение цели — дополнительная награда. Такой разброс в ключевых показателях помогает грамотно мотивировать команду.


9. Привлеките менеджеров
Руководителям важно объяснять коллегам пользу работы с показателями эффективности. Это снижает дистанцию между менеджментом и командой, помогает избежать непонимания и гарантирует, что сотрудники вовлечены в достижение ключевых бизнес-целей. Система работает, если сотрудники понимают, зачем она нужна.

10. Контролируйте процессы
Регулярно отслеживайте динамику изменений по ключевым показателям. Для ежедневного мониторинга удобно использовать дашборды, а для регулярной внутренней аналитики — детализированные отчеты.

Используйте инструменты автоматизации (CRM, BI-системы и др.), таск-трекеры и инструменты командной работы для оперативного и точного отслеживания показателей и формирования отчетов.

11. Будьте гибкими
Рынок и внутренняя ситуация в компании быстро меняются, поэтому пересматривайте матрицу KPI не реже одного раза в квартал. В зависимости от новых задач и изменений условий добавляйте, убирайте или корректируйте показатели.