Для оптимизации процессов важно не просто выбрать метрики, но и грамотно интегрировать их в бизнес-процессы. Пошаговый подход помогает избежать ошибок и сделать систему понятной для всех. Дальше расскажем, как рассчитать KPI и построить надежную систему.
1. Зафиксируйте стратегические цели бизнесаОпределите долгосрочные направления развития компаний — стратегические цели. Это может быть удержание лидерства на рынке, выход на новые рынки, повышение устойчивости, инновации в работе и др.
2. Оцифруйте стратегические цели в бизнес-результатыПреобразуйте каждую стратегическую цель в бизнес-результаты: рост прибыли, увеличение выручки, снижение издержек, повышение NPS и др.
3. Свяжите цели с ключевыми метрикамиДля каждой цели определите показатели эффективности, которые помогут понять, насколько хорошо вы двигаетесь к результату. Важно, чтобы эти показатели были связаны именно с вашей целью и реально показывали, что происходит. Например, если задача — увеличить прибыль, то стоит смотреть на такие показатели, как средний чек, рост маржи, общая выручка, количество новых клиентов, а также насколько эффективно работают продажи. Чем точнее вы подберете эти показатели, тем легче будет отслеживать прогресс и принимать решения.
Не перегружайте систему показателей чрезмерным количеством KPI. Рекомендуется использовать 5–7 для одного подразделения или функции — этого достаточно для оценок без перегрузки лишней информацией. Так сотрудники смогут сосредоточиться на приоритетных направлениях деятельности компании.
4. Назначьте ответственных за каждый показательНа каждом этапе определите сотрудников, отвечающих за достижение заданных уровней KPI. Так провести оценку эффективности будет гораздо проще.
5. Соберите исторические данные и определите нормыАнализируйте динамику за предыдущие периоды, чтобы установить реалистичные базовые значения, целевые планки и допустимые отклонения по всем показателям.
6. Проверьте KPI на соответствие SMARTУбедитесь, что все показатели KPI соответствуют критериям: specific (конкретные), measurable (измеримые), attainable (достижимые), relevant (значимые для стратегии), time-bound (ограниченные по времени).
7. Сформируйте матрицу KPIСоздайте таблицу, где будут отражены:
- плановые и фактические показатели,
- ответственный,
- вес (значимость для общей оценки),
- процент выполнения задачи.
Можно дополнить матрицу другими показателями: сроком исполнения, данными прошлых периодов и др.
Матрица помогает наглядно оценить, как идут дела по важным направлениям и что можно улучшить.
Пример матрицы для b2b-консалтинговой компании
KPI | План | Ответственный | Вес (%) | Факт | Процент выполнения |
Объем выручки, млн руб. | 6,5 | Руководитель продаж | 40 | 6,2 | 95 |
Новые клиенты, чел. | 10 | Sales-менеджер | 25 | 9 | 90 |
NPS | 75 | Менеджер по качеству | 20 | 78 | 104 |
Доля управленческих расходов, % от выручки | 15 | Финансовый директор | 15 | 16 | 94 |
8. Разработайте систему мотивацииСвяжите выполнение или перевыполнение показателей KPI с бонусами, премиями, нематериальными стимулами. Обеспечьте прозрачность механизмов начисления для всех сотрудников.
Например, можно использовать оценку «минимум-норма-цель». Задайте для показателей KPI три ориентира:
- Минимум — это нижний порог, неудовлетворительная оценка.
- Норма — регулярный уровень «по умолчанию».
- Цель — амбициозный результат, ведущий к росту или дополнительной прибыли.
За выполнение нормы полагается стандартная выплата, а за достижение цели — дополнительная награда. Такой разброс в ключевых показателях помогает грамотно мотивировать команду.
9. Привлеките менеджеров Руководителям важно объяснять коллегам пользу работы с показателями эффективности. Это снижает дистанцию между менеджментом и командой, помогает избежать непонимания и гарантирует, что сотрудники вовлечены в достижение ключевых бизнес-целей. Система работает, если сотрудники понимают, зачем она нужна.
10. Контролируйте процессыРегулярно отслеживайте динамику изменений по ключевым показателям. Для ежедневного мониторинга удобно использовать дашборды, а для регулярной внутренней аналитики — детализированные отчеты.
Используйте инструменты автоматизации (CRM, BI-системы и др.), таск-трекеры и инструменты командной работы для оперативного и точного отслеживания показателей и формирования отчетов.
11. Будьте гибкимиРынок и внутренняя ситуация в компании быстро меняются, поэтому пересматривайте матрицу KPI не реже одного раза в квартал. В зависимости от новых задач и изменений условий добавляйте, убирайте или корректируйте показатели.